Observar antes de esvaziar tudo
Durante um dia normal, repara nos objetos que procuras e naqueles que afastas para conseguir trabalhar. Faz uma lista curta das tarefas mais frequentes: escrever, usar o computador, consultar documentos ou fazer um trabalho manual. A mesma disposição não serve necessariamente para todas. Em vez de começar por uma fotografia ideal, identifica os movimentos que repetes. A organização ganha utilidade quando reduz pequenos obstáculos que reconheces na tua própria rotina.
Criar três grupos simples
Separa os objetos usados diariamente, os usados ocasionalmente e os que não pertencem àquele espaço. Mantém o primeiro grupo fácil de alcançar, guarda o segundo numa zona próxima e encaminha o terceiro para o local adequado. Não precisas de decidir o destino de todos os objetos da casa na mesma sessão. Uma caixa temporária pode ajudar, desde que tenha uma data para ser revista. Caso contrário, apenas transfere a dificuldade de uma superfície para outra.
Dar um destino claro aos papéis
Distingue documentos que exigem ação, materiais de referência e papéis cujo destino já podes decidir. Um documento pendente deve indicar o próximo passo: responder, conferir um valor ou arquivar. Uma pilha chamada importantes pode esconder tarefas muito diferentes. Se precisares de guardar um original, identifica uma pasta e uma lógica que consigas explicar. Evita deixar informação pessoal visível em fotografias do espaço ou junto de zonas utilizadas por outras pessoas.
Testar o arranjo durante uma semana
Depois de reorganizar, usa a secretária sem mudar tudo imediatamente. Se um objeto volta repetidamente ao mesmo ponto, pergunta se esse ponto funciona melhor do que o lugar que escolheste. Ajusta com base no uso. Uma superfície completamente vazia pode ser pouco prática para quem precisa de materiais à mão; uma superfície cheia também pode dificultar algumas tarefas. O critério útil é conseguires começar, encontrar o necessário e terminar sem uma preparação desproporcionada.
Criar um fecho de dois minutos
No final de uma sessão, devolve os objetos ao seu lugar, identifica a tarefa que fica para depois e deixa espaço para recomeçar. Esse fecho pode ser breve e flexível. Não é necessário produzir uma imagem impecável todos os dias. Se a organização exige um esforço que nunca cabe no horário, simplifica o sistema. A melhor melhoria é muitas vezes pequena: uma pasta bem identificada, um carregador acessível ou um sítio definido para aquilo que chega e ainda precisa de ser tratado.
